PEC obbligatoria per gli amministratori di società

La Legge di Bilancio 2025, pubblicata nella GU 31 dicembre 2024 n. 305, prevede a partire dal 1° gennaio 2025 l'estensione dell'obbligo di possedere un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) anche per gli amministratori di imprese costituite in forma societaria. 

Nello specifico l'art. 1 c. 860 Legge di Bilancio 2025 - L. 207/2024 - ha modificato il citato art. 5 DL 179/2012 prevedendo l'estensione dell'obbligo di possedere un indirizzo PEC anche agli amministratori di imprese costituite in forma societaria.

Come indicato dal documento dell'Ufficio Studi del Senato, la motivazione della disposizione in esame è quella di garantire una comunicazione ufficiale, tracciabile e sicura tra le imprese e la pubblica amministrazione. In questo modo si dovrebbe uniformare l'uso della PEC tra tutte le tipologie di imprese, favorendo l'integrazione nel sistema digitale nazionale. Tale disposizione si inserisce, quindi, tra le misure tese a incentivare l'utilizzo di sistemi telematici nel più ampio progetto di digitalizzazione dei procedimenti amministrativi.

La PEC è uno strumento informatico che permette di inviare e ricevere messaggi di posta elettronica con validità legale equiparabili ad una raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC, certifica l'invio e la consegna del messaggio al destinatario, garantendone l'integrità del contenuto.

L'adozione della PEC era considerata obbligatoria per le società e le imprese individuali, oltre che per i professionisti iscritti agli ordini e le pubbliche amministrazioni. Dal 1° gennaio 2025 anche gli amministratori di società sono tenuti ad adottarla così da garantire trasparenza e tracciabilità di qualsiasi atto indirizzato a chi governa le società. Va da sé che l'obbligo di un domicilio digitale per il singolo amministratore comporterà anche una maggiore responsabilità dello stesso che potrà essere diretto destinatario di ogni avviso connesso alla società.

Si può comunque ritenere che gli amministratori già titolari di un indirizzo PEC non saranno tenuti a crearne uno nuovo, potendo comunicare quello già esistente al registro delle imprese di competenza.

Ci si chiede se il nuovo obbligo debba riguardare soltanto il presidente e legale rappresentante della società ovvero anche gli altri membri del consiglio di amministrazione, a prescindere cioè dal potere di rappresentanza, sino ad estendersi, in presenza di adozione del sistema di amministrazione e controllo dualistico, ai membri del consiglio di sorveglianza.

Il tenore letterale della disposizione indurrebbe a ritenere, quantomeno allo stato, che tutti i soggetti appena richiamati, poiché muniti di funzioni gestorie, dovranno attivare un indirizzo PEC individuale.

Nella società in accomandita semplice dovranno dotarsi della PEC gli accomandatari nominati amministratori rimanendo esclusi gli accomandanti; nella società in accomandita per azioni, l'obbligo dell'adozione della PEC spetta a tutti gli accomandatari che, come noto, sono di diritto amministratori.

Nella società in nome collettivo, l'obbligo dovrebbe coinvolgere tutti i soci amministratori.

Lo stesso è previsto per la società semplice ove la funzione gestoria è esercitata dagli amministratori che ne sono esclusivi depositari; chi riveste la carica di amministratore deve essere socio illimitatamente responsabile, né dunque l'estraneo né il socio che abbia limitato per patto la propria responsabilità potrà accedere alla funzione amministrativa.

Per le società che amministrano partecipazioni di altre società sarà invece sufficiente comunicare il proprio indirizzo PEC senza necessità di crearne uno nuovo. Anche se ciò evidentemente comporterà potenziali confusioni nella gestione e suddivisione delle comunicazioni tra la società amministrante e quella amministrata.

La norma, prevede che l'obbligo di adottare la PEC per i singoli amministratori riguardi soltanto quelle società che presentano domanda di prima iscrizione al registro delle imprese a partire dal 1° gennaio 2025. Non è chiaro quindi se tale obbligo debba estendersi anche agli amministratori di società preesistenti.  

Allo stesso modo, non è chiaro se saranno previste sanzioni a carico degli amministratori in ipotesi di inadempimento del nuovo obbligo. Sanzioni, queste, oggi previste a carico delle società e delle imprese individuali.