Le istruzioni operative di Unioncamere per il deposito del bilancio 2024

Unioncamere ha pubblicato il Manuale operativo per il deposito dei bilanci al Registro delle Imprese. Come stabilito dall’articolo 2435 del Codice Civile, entro 30 giorni dalla data di approvazione, il bilancio con i relativi allegati va depositato presso il Registro delle Imprese territorialmente competente (nel caso in cui il termine cada di sabato o domenica, il deposito va effettuato il primo giorno lavorativo successivo). 

L’articolo 2478-bis del Codice Civile, richiamando l’articolo 2364, prevede che una volta all’anno ed entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, deve essere convocata l’assemblea per approvare il bilancio. Se lo statuto lo prevede, è possibile approvare il bilancio entro 180 giorni per le società tenute alla redazione del bilancio consolidato o in caso di particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società.

Rispetto al documento predisposto per la campagna di bilanci dello scorso anno, quello attuale non presenta particolari novità. Le società, i consorzi d’impresa con attività esterna, i contratti di rete, le aziende speciali di enti locali, le società in liquidazione e le start up innovative devono utilizzare il formato elettronico XBRL per poter depositare il bilancio presso il registro delle imprese. Nel caso in cui il bilancio in XBRL differisce in maniera sostanziale e non puramente formale dal documento che è stato approvato dall’assemblea è necessario allegare, oltre al XBRL, anche i prospetti contabili e/o la Nota Integrativa in formato PDF/A. Questo accade quando la tassonomia XBRL non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità previsti dall’art. 2423 del codice civile.

Possono invece non utilizzare il formato XBRL:

• le società quotate, tenute a redigere il bilancio secondo lo standard ESEF;
• le società non quotate che redigono il bilancio di esercizio in conformità ai principi contabili internazionali. La stessa regola si applica anche al il bilancio consolidato;
• le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione (art. 1 del D.Lgs. n. 209 del 7 settembre 2005)
• le banche e altri istituti finanziari, tenuti a redigere il bilancio in base alle disposizioni del D.Lgs. n. 87/1992;
• le società controllate, anche congiuntamente, oltre che le società incluse nel bilancio consolidato delle altre società (anche le società controllate non quotate con controllante quotata).

Questi soggetti rimarranno esclusi fino a che non saranno pubblicate sul sito dell’AgID, con il parere dell’OIC, le necessarie tassonomie legali, approvate da XBRL Italia. Oltre ai soggetti appena elencati, non possono depositare il bilancio in formato XBRL in quanto prive delle relative tassonomie anche chi redige il bilancio di società estere avente sede secondaria in Italia, il bilancio sociale, il bilancio consolidato di società di persone, i consorzi confidi e il bilancio finale di liquidazione.

Per quanto riguarda la predisposizione dell’istanza XBRL, la stessa deve contenere il bilancio completo dei prospetti contabili e Nota Integrativa, rispettando la tassonomia di riferimento. È possibile utilizzare un software disponibile sul mercato che generi l’istanza XBRL o ci si può affidare al portale del Registro delle Imprese, alla pagina dedicata al deposito del bilancio. Sullo stesso sito è possibile inoltre validare l’istanza XBRL e visualizzarla in formato HTML o PDF, tramite il servizio “TEBENI”. Il file generato, va definito sempre con nome file senza spazi o altri “caratteri speciali” ed estensione xbrl.

Il fascicolo di bilancio 2024 deve essere completo di bilancio, costituito da Stato Patrimoniale, Conto Economico, Rendiconto Finanziario e Nota Integrativa (se richiesti), in formato XBRL utilizzando la tassonomia versione “2018-11-04”. La Relazione sulla Gestione, la Relazione del Collegio Sindacale, la Relazione del soggetto incaricato della revisione dei conti ed il Verbale di approvazione dell’Assemblea, vanno invece depositati in formato PDF/A. 

Ogni documento deve contenere denominazione, codice fiscale/numero d’iscrizione al Registro delle Imprese, sede della società e l’ufficio del Registro delle Imprese presso il quale è iscritta (art. 2250 c.c.), firmato digitalmente e deve riportare la dichiarazione relativa all’assolvimento del bollo in forma virtuale con indicazione della specifica autorizzazione della Camera di Commercio destinataria (tale dichiarazione può essere indicata in distinta). Ogni singolo file va poi convertito nel formato PDF/A e contenere le eventuali dichiarazioni richieste in relazione alla forma dell’atto e/o al soggetto firmatario.

A sottoscrizione digitale dei documenti di tutta la pratica, compresa l’istanza XBRL va fatta in modalità CAdES, generando un file con estensione.p7m, come richiesto dalla normativa.