Registri contabili in pdf

La procedura di conservazione dei registri contabili del 2023 va ultimata entro il 31.01.2025, come previsto dall’art. 7 comma 4-ter del DL 357/94, secondo cui i registri contabili tenuti con sistemi meccanografici vanno trascritti su supporti cartacei entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (30 ottobre per i soggetti solari). Sono inoltre considerati regolari anche i registri aggiornati su supporto magnetico e stampati contestualmente alla richiesta degli organi di controllo e in loro presenza, se non decorso il termine prescritto. Lo stesso termine deve essere osservato per la conservazione elettronica dei documenti informatici, come previsto dall’art. 3 comma 3 del DM 17 giugno 2014.

Il comma 4-quater dell’articolo 7 del DL. 357/94, prima del DL 73/2022, prevede una deroga secondo cui la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi dispositivo si considera regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, nel caso in cui durante un accesso, ispezione o verifica, i registri risultavano aggiornati sui sistemi elettronici e stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi competenti e in loro presenza.

Le linee guida fornite dall’Amministrazione non lasciavano spazio ad altre interpretazioni. Per questo, con la risposta a interpello del 9.04.2021 n. 236 prima e la risoluzione n. 16 del 28.03.2022 poi, l’Agenzia ha chiarito che le norme in tema di conservazione non erano state modificate e che il concetto di tenuta dei documenti va tenuto distinto dal concetto di conservazione degli stessi.

Per questo motivo, con riguardo ai registri tenuti in formato elettronico, non c’era obbligo di stampa fino al terzo mese successivo al termine della dichiarazione dei redditi (per la loro regolarità), a meno di una specifica richiesta giunta dagli organi di controllo durante l’accesso, ispezione o verifica. Tuttavia, entro sempre i tre mesi, se il contribuente voleva conservarli in formato elettronico, andavano posti in conservazione nel rispetto del DM 17 giugno 2014, oppure stampati su carta.

Il DL 73/2022, modificando il comma 4-quater del citato art. 7 del DL 357/94, estende anche alla conservazione dei registri tale previsione agevolativa. La norma attuale prevede infatti che la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono considerate regolari, in difetto di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione sostitutiva nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, tali registri risultino aggiornati sui supporti elettronici e siano stampati su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza. In attesa di chiarimenti ufficiali, la norma è sicuramente meno restrittiva della prassi in quanto la regolare tenuta dei registri contabili riguarda sia la tenuta e sia la conservazione dei registri contabili.

Sulla base di quanto riportato, i libri e le scritture contabili andrebbero aggiornati e tenuti su supporto informatico (ad esempio in formato pdf) e stampati solo nel momento di eventuali richieste da parte dell’Amministrazione finanziaria in sede di controllo.

Con riguardo al libro giornale e degli inventari conservati in pdf, l’imposta di bollo va versata tramite modello F24 con codice tributo “2501” ogni 2.500 registrazioni ai sensi dell’art. 6 commi 1 e 2 primo periodo del DM 17 giugno 2014. 

L’Agenzia delle Entrate nella risposta n. 346/2021, ha affrontato il caso di una società che avvalendosi della “deroga dell’obbligo di stampa” per i registri contabili, intendeva effettuare “una stampa periodica virtuale dei libri contabili (stampa su file «pdf»)” senza poi conservarli in digitale. In questa ipotesi, il versamento dell’imposta va effettuata in un’unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Il mancato versamento dell’imposta di bollo comporta l’applicazione della sanzione prevista dall’articolo 25 del DPR 642/72 senza pregiudicare la validità delle scritture contabili. Per considerarle non valide infatti, come previsto dagli articoli 39 comma 2 del DPR 600/73 e 55 del DPR 633/72, devono essere rilevate delle irregolarità gravi, numerose e ripetute tali da “rendere inattendibili nel loro complesso le scritture stesse per mancanza delle garanzie proprie di una contabilità sistematica”.